Google-dokumentit on uskomattoman kätevä, mutta linkkien vastuuton jakaminen voi paljastaa asiakirjoja, jotka ovat saattaneet vaikuttaa yksityisiltä.
Monet ihmiset ylistävät Google Docs monipuolisuudestaan ja korvaamattomasta mahdollisuudesta jakaa asiakirja tiettyjen ihmisten kanssa, mutta nämä jakamisvaihtoehdot ja niiden käyttö voivat avata oven suurille yksityisyyden loukkauksille. Toisinaan on pelottavan vaikeaa käyttää Internetiä ammattimaisesti ja välttää luottamasta Googlen palveluihin, mutta on tapoja hyödyntää näitä työkaluja ja suojata henkilötietoja samanaikaisesti.
Googlen ominaisuuksista on hyötyä kaikille, joilla on Internet-yhteys. Yritys tukee aarteita ilmaisia ohjelmia kaikilla työtavoilla, kuten Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps ja tietysti Google Docs. Kaikki nämä työkalut tarjoavat vaikuttavia jakamisvaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä projektien kanssa, ja jotkut niistä ovat jopa hauskoja käyttää.
Jatka lukemista jatkaaksesi lukemista Napsauta alla olevaa painiketta aloittaaksesi tämän artikkelin pikanäkymässä.
Valitettavasti näiden jakamisvaihtoehtojen hyödyntäminen tuottaa myös suurimmat riskit. Google-dokumenteissa helpoin tapa jakaa linkkejä on ottaa linkin jakaminen käyttöön, jotta dokumentille luodaan yksilöllinen URL-osoite ja lähetetään linkki kollegalle. Linkkihenkilön lähettäminen suoraan henkilölle on suhteellisen turvallista, mutta jos kyseisessä asiakirjassa on linkkejä, jotka menevät muille verkkosivustoille, näiden linkkien napsauttaminen lähettää edellisen URL-osoitteen (sellaisen, joka luotiin yksityisesti jakamaan itse asiakirja). uuden sivuston hakemisto. Se ei ole luonnostaan vaarallinen käytäntö - se on vain vähän tunnettu osa internetin toimintaa.
Tietosuojan säilyttäminen Google-dokumentteja lähetettäessä
Yksi helpoimmista ja tehokkaimmista tavoista jakaa Google-dokumentti turvallisesti on jakaa se tiettyjen ihmisten kanssa. On olemassa muutama tapa saavuttaa tämä. Nopein tapa on pitää linkin jakaminen pois päältä ja valita sen sijaan linkinjakoasetuksista 'Tietyt ihmiset'. Tämä edellyttää, että toinen osapuoli kirjautuu Google-tilille, mutta jos työ tarkoittaa arkaluonteisten tietojen lähettäminen asiakirjassa se todennäköisesti kannattaa ylimääräistä vaihetta. Jos tiedosto sisältää linkkejä ja käyttäjä napsauttaa niitä, URL-osoite kertoo edelleen muille verkkosivustoille, missä käyttäjä oli, kun he napsauttivat linkkiä, mutta se ei salli kyseisten sivustojen lukea itse asiakirjaa, koska linkin jakamisasetukset on määritetty rajoittaa pääsy vain tiettyihin valittuihin ihmisiin.
Toinen vaihtoehto on käyttää Google-ryhmiä. Tämä reitti vaatii myös kaikkia mukana olevia kirjautumaan sisään Google-tilillä, mutta vastineeksi se luo luettelon ihmisistä, joille kaikki voidaan jakaa yksinomaan. Tämä on loistava vaihtoehto, jos työ vaatii usein asiakirjojen jakamista suurelle joukolle ihmisiä. Jokaisella ryhmällä on oma liitetty '@googlegroups' -sähköpostiosoitteesi, joten käytä ryhmän sähköpostiosoitetta sen sijaan, että lisäät tietyn henkilön sähköpostiosoitteen valitessasi, mihin jaat asiakirjan. On hyvä seurata ryhmän jäseniä pitääkseen tietoisena siitä, kenellä on pääsy jaettuihin tiedostoihin, ja on helppo poistaa ihmisiä, jotka eivät enää ole osa projektia.
Viime kädessä, kuten tavallisesti verkkoviestinnässä, on tietoisuuden jakaminen tärkeätä, kun tietojen jakaminen on avainasemassa. Linkkien jakamisen älykkäällä käytöllä Google Docs voi olla sekä turvallista että turvallista.